Resumen

El rediseño se abordó de forma progresiva para no interrumpir el uso del software. El trabajo comenzó revisando la arquitectura del sistema y los flujos operativos, para luego evolucionar hacia una interfaz más clara, moderna y profesional.

El objetivo principal fue reducir la carga cognitiva y facilitar la gestión de grandes volúmenes de órdenes de mantenimiento, evitando que el usuario salga del sistema para realizar gestiones.

Problema

El Kanban es el núcleo operativo del gestor de mantenimiento, donde los equipos técnicos visualizan y gestionan el estado de las órdenes de servicio.

La versión anterior del Kanban generaba confusión en el flujo de trabajo. Los estados de las columnas mezclaban tareas administrativas, como la asignación de responsables, con el progreso real del mantenimiento. Como resultado, los usuarios no tenían claro qué acción debían realizar para avanzar una orden dentro del sistema.

Las tarjetas también presentaban una gran cantidad de información poco jerarquizada y ocupaban demasiado espacio en pantalla. En contextos reales de uso, donde los equipos pueden gestionar hasta 40 incidencias diarias, esto dificultaba escanear rápidamente el estado del sistema y priorizar tareas.

Además, el sistema no incluía validaciones al momento de cerrar órdenes de servicio, lo que provocaba errores al finalizar mantenimientos de forma accidental. Tampoco existía un flujo claro para cancelar órdenes, por lo que muchas veces debían eliminarse del sistema, perdiendo trazabilidad histórica.

Tablero anterior · 4 columnas administrativasDetalle de ticket en el sistema anterior
Formulario de orden de servicio anterior

Investigación con usuarios

Antes de rediseñar, entrevisté a técnicos y bioingenieros clínicos que gestionaban órdenes de servicio con el Kanban anterior, en distintas instituciones de salud. Sobre esa versión vieja, cuatro dolores se repitieron.

01El mismo trabajo se cargaba dos y tres veces.La OS en el sistema, el diagnóstico en una bitácora aparte y el inventario en Excel: más tiempo coordinando registros que resolviendo equipos.
02La orden no acompañaba el trabajo real.No se podía cambiar el estado desde la OS y las fechas (ingreso, reparación, entrega) se aplastaban en un campo confuso: documentaba que algo había pasado, pero no servía para gestionar mientras pasaba.
03En campo, sin historial a mano.El técnico no sabía cuándo fue el último mantenimiento ni qué se había cambiado: lo buscaba en Excel y en la bitácora por separado, muchas veces sin señal.
04"Todo es urgente".El campo de prioridad no se usaba porque no reflejaba la carga real de equipos chicos con volumen altísimo: la sobrecarga quedaba invisible.

Testing de usabilidad

Después de las entrevistas, corrí un test de usabilidad no moderado con 5 colegas del rubro clínico que no son usuarios de Greta. La elección fue deliberada: los usuarios reales ya crean una orden de servicio de memoria, así que la fricción del diseño no se notaría; con gente nueva del rubro, la fricción del flujo queda expuesta. Tarea única: crear una orden de servicio para un dispositivo (5 pasos hasta el formulario y completar sus datos), medida sobre el Kanban anterior.

100%Tasa de éxito (5 de 5 completaron)
4:32Tiempo en tarea (promedio, min)
6Errores promedio, sobre todo al elegir el dispositivo
5Pasos hasta llegar al formulario
2.0Facilidad percibida (SEQ 1-5, 5 = difícil)

El dato más revelador: lo percibieron fácil (2 sobre 5) a pesar de cometer 6 errores y tardar más de cuatro minutos. Se atribuyeron los errores a sí mismos, no al sistema: el efecto de autoinculpación típico del primer uso, que esconde la fricción real del flujo.

Solución

El rediseño del Kanban se centró en simplificar el modelo mental del usuario y optimizar la gestión operativa diaria.

A partir de entrevistas con usuarios y del análisis de su flujo de trabajo completo, incluyendo herramientas externas como comunicación interna y registros informales, redefiní la arquitectura y los flujos. Cada decisión fue validada con desarrollo.

Establecí un modelo de tres estados claros: No iniciado, Iniciado y Realizado, eliminando ambigüedades entre tareas administrativas y avance del trabajo técnico.

El rediseño incluyó además mejoras funcionales y visuales:

01Cards más compactasOptimizadas para visualizar múltiples órdenes simultáneamente.
02Sistema de etiquetas visualesPara identificar rápidamente tipo de mantenimiento, prioridad y estado.
03Validaciones al cerrar órdenesEvitan finalizar mantenimientos si existen tareas pendientes.
04Alertas de mantenimiento en el KanbanVisibles directamente en el tablero, facilitan detectar tareas próximas o vencidas.
05Bandeja de entrada de incidenciasRecibe reportes enviados desde dispositivos móviles; se aprueban o rechazan antes de convertirse en órdenes de servicio.
06Cancelar órdenes sin perder trazabilidadLas órdenes que no proceden se cancelan en lugar de eliminarse, conservando el historial.
Componentes rediseñados: bandeja de entrada, cards con etiquetas y alertas de mantenimiento, detalle del reporte de incidencia y órdenes de servicio correctiva y preventiva

Resultado

El rediseño fue validado internamente por el equipo de producto y actualmente se encuentra en proceso de implementación.

En las próximas etapas se evaluará el impacto mediante métricas de uso y eficiencia operativa.